Firman kortilla

Kuten muissakin suomalaisissa firmoissa, juhannuksen lähestyessä maailma pitää saada valmiiksi. Elikkä yliopiston perustehtävien - tutkimus, opetus ja yhteiskunnallista vaikuttaminen – lisäksi hallinnolliset kuviot on pitänyt saada kauniisti laskeutumaan. Näkyvimpänä tällä viikolla ovat olleet firman luottokortin käyttöön liittyvät matkalaskut – siis ne pysäköinnit, taksikuitit, junaliput jne.

Firma päätti ottaa joitakin vuosi sitten laajasti luottokortteja käyttöön, sillä erityisesti akateemikkojen työmatkat tieteellisiin konferensseihin ovat vähän erilaisia kuin kavereiden kanssa viikonlopun vietto syrjässä sijaitsevassa pääkaupungissamme. Käytännössä matkareitit ovat jokaisella kerralla varsin erilaisia jo kohteesta riippuen ja on helpompaa, kun heiluttelee luottokorttia. Tällöin myös eksoottisimmissa maissa, kuten vaikkapa Hollannissa, kuitittomaan kirjanpitoon tottuneet yrittäjät joutuvat kirjoittamaan kuitin palveluja käytettäessä.

Se, miksi juuri tällä viikolla luottokorttien käyttö on noussut esille, on aiheutunut pääasiassa matkalaskujen tekemisestä. Tai siitä, että niiden tekeminen on jätetty ihan viime tinkaan. Vaikka firman kortti helpottaa rajusti akateemikon matkustamista, se ei kannusta oman kortin käytön tapaan nopeaan matkalaskun tekoon.

Tosin tässäkin todettakoon, että meidän puljussa vain n. 4 % kuuluu tähän muistutettavaan porukkaan, heh. Toisaalta tämä tarkoittaa kansainvälisen yliopiston toimintaperiaatteiden mukaan toimivien työntekijöiden osalta lähemmäksi 1000 kohdistamatonta tositetta.

Myös oma kalenterini huutaa hoosiannaa jatkuvasti ja kuulun itse tähän viimehetken säätäjiin. Siis siihen, joka kasaa kuitit pöydälle tai tietokonelaukkuun tärkeämpien töiden vuoksi ja sitten muistutuksen tullessa käyttää viikonloppuja selvittääkseen, missä sitä on tullut käytyä. Ollakseni rehellinen, firma voittaa tässä aika ison kasan rahaa, sillä vaikkapa käteisellä maksettuja junalippuja harvemmin edes muistaa laskuttaa takaisin…

Olen tässä pohtinut, mikä olisi järkevä malli matkalaskujen tekoon saman tien.

Oman luottokortin käyttäminen oli ehdottomasti tehokkainta. Tällöin jos et muistanut laskuttaa, maksoit työmatkasi itse. Tosin on vähän epäreilua maksattaa työntekijällä työmatkoja tai edes käyttää työntekijän pankkitiliä rahoituslähteenä työmatkoille.

Jos oma luottokortti lasketaan pois, toisenlainen kannustin (kepiksi kai tätä sanovat) on ilmoitus, eli jos et tee matkalaskuasi ajoissa, vähennetään kustannus palkasta. Tosin on vähän epäreilua maksattaa tällöinkään työntekijällä työmatkoja. Mutta ainakin itselleni tämä on hyvin toimiva tapa saada homma kuntoon :-)

On todennäköisesti olemassa vielä jokin kolmas tapa toimia. Kiinnostaisi tietää rajusti, mikä se olisi.

p.s Onneksi yhä suurempi osa palavereista voidaan nykyisin hoitaa netin välityksellä – se vähentää matkustamisen lisäksi myös luottokorttimaksuja, heh.

p.p.s. Firman ulospäin näkyvin systeemi on kuluneella viikolla ollut tohtoripromootio. Tilaisuus oli hengeltään todella positiivinen ja on enemmän kuin ansaittua laittaa kiitoksia kaikille tilaisuuden järjestäneille tahoille. Kaija & team rocks.